21 stycznia 2015

Wypożyczasz swoją kolekcję? Przeczytaj koniecznie!

museum-184947_640Kolekcjonerzy nieraz zapraszani są do udziału w wystawach, targach, różnego rodzaju eventach. Ich zbiory stają się częścią ekspozycji czasowych w muzeach, izbach pamięci, na festynach itp. Dla samego kolekcjonera jest to okazja do podzielenia się swoją wieloletnią pracą, możliwość zdobycia uznania oraz propagowania idei kolekcjonerstwa. Jednak użyczanie swoich zbiorów instytucjom lub osobom prywatnym ma także inny, mniej przyjemny aspekt. Mowa o kwestiach prawnych i wyrównaniu ewentualnych szkód.

  1. Zawsze podpisuj umowę o wypożyczeniu

Większe instytucje, jak muzea albo organizacje, mają zwykle gotowy formularz, określający zasady współpracy z kolekcjonerami. W przypadku mniejszych może być różnie. Jednak zawsze, nawet jeśli udostępniamy swoje zbiory na parę godzin, a opuszczają one nasze mieszkanie i nie będziemy mieć cały czas nad nimi pieczy – należy podpisać stosowną umowę. Powinna ona określać, kto przejmuje nad nimi odpowiedzialność oraz sposób ich zabezpieczenia. Umowa taka chroni nas przed ewentualnymi konfliktami. W przypadku większych wystaw muzealnych zdarzyć się przecież może, że eksponaty zostaną pomylone, źle opisane, a wszystko to będzie miało konsekwencje przy zwrocie ich właścicielowi.

    1. Co umowa o wypożyczeniu powinna zawierać?

Zarówno korzystając z gotowego wzorca, jak i tworząc własny, należy sprawdzić, czy zawiera on konieczne elementy. Umowa o wypożyczeniu powinna składać się z następujących elementów:

  • dane kolekcjonera, imię i nazwisko, adres, ewentualnie inne dane osobowe oraz kontaktowe,
  • dane instytucji lub osoby wypożyczającej, nazwa (imię i nazwisko), adres, dane kontaktowe,
  • dokładne daty wypożyczenia,
  • cel wypożyczenia, warunki ekspozycji,
  • sposoby transportu (jeśli instytucja bierze je na siebie),
  • dokładne wyszczególnienie wypożyczonych przedmiotów, z opisem, do umowy można także dołączyć zdjęcia, np. w formie cyfrowej,
  • zobowiązanie wypożyczającego do odpowiedniej pieczy nad zbiorami i oddania ich w stanie oryginalnym.

Im dokładniejsza umowa, tym mniej niedopowiedzeń i powodów do niesnasek później. Zadbajmy o to, by mieć pewność, że nasze zbiory będą odpowiednio przechowywane, transportowane i eksponowane.

    1. O ubezpieczeniu słów parę…

W przypadku oficjalnych wystaw muzealnych możemy liczyć na to, że eksponaty podlegają ubezpieczeniu od zniszczenia. Jeśli jednak udostępniamy kolekcję organizacji mniej formalnej – może być z tym różnie. Warto się zapytać, czy organizator przewiduje wykupienie polisy, a jeśli tak, to na jakich zasadach. Umowa o zawarciu ubezpieczenia może stanowić jeden z załączników naszej umowy o wypożyczeniu swojej kolekcji.

    1. Pamiętaj o pokwitowaniu

Otrzymując kolekcję z powrotem warto stworzyć protokół odbioru. Możemy w nim zawrzeć wszelkie informacje o tym, czy faktycznie kolekcja wróciła do nas w tym stanie,w jakim ją wypożyczaliśmy. Protokół odbioru, podpisany przez obie strony, może być narzędziem późniejszego dochodzenia roszczeń, zarówno od ubezpieczyciela, jak i sądownie – od wypożyczającego.

    1. Dzielmy się swoimi kolekcjami

Niniejszy tekst może przerażać kwestiami prawnymi, jednak zachęcamy gorąco – dzielmy się swoimi kolekcjami z innymi ludźmi. Zbieractwo to piękna pasja, a bogate kolekcje prywatne mogą być niezwykle cenną częścią np. wystawy czasowej w regionalnym muzeum. Udostępniając swoje zbiory pamiętajmy przede wszystkim o zdrowym rozsądku, a jeśli jakieś warunki nam nie odpowiadają – nie bójmy się ich zmieniać, pytać i negocjować.