muzeum - zakładanie ewidencji - katalogu eksponatów - rzeczywiste problemy

Mam w perspektywie założenie/stworzenie ewidencji - katalogu kilku tysięcy eksponatów...
Praca do wykonania ogromna. Stopień zróżnicowania/skomplikowania opisu eksponatów znaczny.
Poniżej postaram się sformułować kilka problemów.

Podstawowym problemem jest
SPIS Z NATURY
efektem którego będzie /ma być kartoteka eksponatów
----------------------------------------------------
procedura rozpoczyna się od systematycznego przeglądania półek skrzyń pojemników - i ZAKŁADANIA EWIDENCJI KAŻDEMU PRZEDMIOTOWI
problem nr.1
każdy - dotknięty - przedmiot winien być trwale oznaczony unikatowym numerem - jednoznacznie do niego przypisanym
forma naklejki z numerem i kodem kreskowym
1.a - wygenerowanie naklejki-numeru winno być jednoznaczne z założeniem karty eksponatu - z owym unikatowym numerem
czyli potrzebna jest KARTA EKSPONATU - W OPRACOWANIU
gdzie zmiana statusu do KARTA EKSPONATU - polegać będzie na uzupełnieniu niezbędnych informacji ze szczególnym uwzględnieniem NUMERU INWENTARZOWEGO
--------------------
na chwilę obecną to podstawowa funkcjonalność pozwalająca na skuteczną pracę
czyli - rozdzielenie opisu eksponatu od zakładania ewidencji, powiązane ze sprawnym oznakowaniem eksponatu

A, czyli karta eksponatu ma być czymś innym niż np. to : http://myvimu.com/exhibit/44250917-pojemnik-wp-1959

?

Jak ma wyglądac taka kartoteka ?
Czy ma byc zapisem wszelkich zmian dokonanych na eksponacie np. zmian opisu, zdjęc ?
Jako kartoteka powinna byc też widoczna jedynie dla upoważnionych, czyli np. właściciela eksponatu + ewentualnie innych, którym dano do niej wgląd ?

Umożliwienie generowania naklejek podoba mi się, chociaż dla mnie nie ma wielkiej użyteczności, bo nie lubię spisów z natury :) .
Generowanie naklejki jest, wydaje się, rzeczą wtórną, bo zasadniczo każdy eksponat jakiś tam numer w myvimu pewnie ma, tyle że trochę ukryty.

Jakie info mają się oprócz numeru, tytułu i kodu znaleźc na nalepce ?
Czy będzie szansa na dopasowanie wielkości naklejki do potrzeb konkretnego użytkownika (w ramach rozsądku)?

Nie wiem czy do końca rozumiem koncepcję "ewidencji przedmiotu", ale taka może byc przecież zakładana z marszu przy dodawaniu eksponatów, podobnie z nadawaniem unikatowego numeru (co już chyba miejsce ma).
Kwestia dotyczyłaby tylko rejestracji zdarzeń na ukrytej przed wszystkimi kartotece.

Mi osobiście przydałyby się karty katalogowe ulepszone. Kiedyś już pisałam o tych kartach, a było to tak dawno, że sama zapomniałam czego chciałąm....

Dzielę się - przemyśleniami - z rozwiązania problemu "tworzenia dokumentacji realnego dużego muzeum - z istniejącymi eksponatami"
Czyli - mam obraz stert obiektów, pudełek z obiektami, stojących pojazdów - półek w kilku budynkach - a pragnę mieć - księgę inwentarzową, karty eksponatów - ze zdjęciami.
W żadnym wypadku - nie przyjmujcie tego tekstu jako zapowiedzi zmian, bo od tego jest Szef i Ekipa...
Jeśli będą uważali za zasadne - może uwzględnią w swoich działaniach pewne elementy.
1
A, czyli karta eksponatu ma być czymś innym niż np. to : http://myvimu.com/exhibit/44250917-pojemnik-wp-1959
----------
brakuje numeru unikatowego (lub autonumeracji)
brakuje możliwości założenia "pustej - z numerem unikatowym" - czyli W PRZYGOTOWANIU
2
Czy ma byc zapisem wszelkich zmian dokonanych na eksponacie np. zmian opisu, zdjęc ?
nie - zwykła edytowalna - poza numerem unikatowym
3
Jako kartoteka powinna byc też widoczna jedynie dla upoważnionych, czyli np. właściciela eksponatu + ewentualnie innych, którym dano do niej wgląd ?
KARTA EKSPONATU - W OPRACOWANIU - nie powinna być widoczna - bo nie ma na niej niezbędnych informacji - a służy do "uzupełnienia informacji konkretnego eksponatu o konkretnym numerze unikatowym (naklejonym)"
reszta mechanizmów - jak w bieżącej wersji
4
Umożliwienie generowania naklejek podoba mi się, chociaż dla mnie nie ma wielkiej użyteczności, bo nie lubię spisów z natury :) .
generowanie naklejek z numerem unikatowym - to:
1 - oznaczenie eksponatu
2 - utworzenie karty eksponatu (do późniejszego uzupełnienia)
3 - zaznaczenie na eksponacie statusu opracowania eksponatu
bo: opracowany eksponat - będzie posiadał NUMER INWENTARZOWY
który też w formie naklejki winien się znaleźć na obiekcie
czyli będziemy mieli:
bez naklejki - "nie dotknięty spisem"
z numerem unikatowym - "w opracowaniu"
z numerem unikatowym i z numerem inwentarzowym - "opracowany"
5
Jakie info mają się oprócz numeru, tytułu i kodu znaleźć na nalepce ?
na drugiej - bo ona winna być generowana z uzupełnionej karty eksponatu
numer inwentarzowy eksponatu
oraz
opcjonalnie numer inwentarzowy eksponatu zawierającego opisywany eksponat - wyjaśniam - fiat 126 p - numer inw., bagażnik dachowy owego fiata - jest oddzielną pozycją (ma swój numer inw. - ale wchodzi w skład "fiata 126 p")
oraz
trzy literki na oznaczenie typu kolekcji
oraz
trzy literki na oznaczenie miejsca składowania

6
Czy będzie szansa na dopasowanie wielkości naklejki do potrzeb konkretnego użytkownika (w ramach rozsądku)?
Formaty naklejek - to najmniejszy problem - występują standardy DIN
dla naklejek korespondencji seryjnej
- Wybór formatu czyli ilość na A4 - reguluje minimalną ilość otwartych KART EKSPONATU - W OPRACOWANIU
- Wybór formatu czyli ilość na A4 - reguluje wielkość czcionki - czyli wszystko "będzie grało"
7
Nie wiem czy do końca rozumiem koncepcję "ewidencji przedmiotu", ale taka może byc przecież zakładana z marszu przy dodawaniu eksponatów, podobnie z nadawaniem unikatowego numeru (co już chyba miejsce ma).
"ewidencja przedmiotu" - wpis w księdze inwentarzowej
kiedy - pod jakim numerem - co (opis)- od kogo - etc.
aż się prosi o połączenie z "kartą eksponatu"
------------------
Przy spisie z natury
np. "trzeci dzień opisuję zawartość skrzyni - kilkadziesiąt obiektów
- jak odróżnić opisane od nieopisanych?"
"konkretny eksponat z tej skrzynki - może być opisany - jak będzie "Stasiek" bo on się na tym zna"
czyli - spis z natury - leciem po kolei wszystko co jest
a dodawanie "z marszu" - to praca na ustalonej strukturze kolekcji - konkretnych kilku eksponatów...